In elke samenwerking kunnen spanningen of wrijving voorkomen. Dat hoeft echter niet onvermijdelijk te leiden tot een conflict. Ze kunnen ontstaan door uiteenlopende meningsverschillen tussen collega’s, spanningen tussen werknemer en leidinggevende of onduidelijkheden rond arbeidsvoorwaarden. Arbeidsmediation kan een effectieve manier zijn om conflicten te voorkomen, aan te pakken en op te lossen. In deze blog leg ik uit wat het inhoudt en hoe het kan bijdragen aan een betere werksfeer.
Wat is arbeidsmediation?
Arbeidsmediation is een vorm van conflictbemiddeling waarbij partijen onder leiding van een mediator in een veilige omgeving hun belangen, zorgen en behoeften kunnen bespreken om samen tot een uitkomst te komen die voor beide passend is. De mediator helpt hen helder te communiceren, wederzijds begrip te vergroten en samen naar een duurzame oplossing te zoeken. Dit kan leiden tot herstel van de werkrelatie, afspraken over samenwerking of een respectvolle beëindiging van de arbeidsrelatie. Het uiteindelijke doel is een oplossing te vinden waarin beide partijen zich kunnen vinden, zonder dat juridische stappen nodig zijn. Mediation is altijd op vrijwillige basis, tenzij de bedrijfsarts mediation voorstelt in het kader van verzuim en re-integratie.
Wanneer wordt arbeidsmediation ingezet?
Arbeidsmediation kan effectief zijn in veel situaties, onder andere:
- Conflicten tussen collega’s – Bijvoorbeeld bij aanhoudende spanningen, misverstanden of communicatieproblemen die de werksfeer en samenwerking verstoren.
- Geschillen tussen werknemer en leidinggevende – Bijvoorbeeld bij problemen rond werkdruk, beoordelingskwesties of onenigheid over de functie-inhoud of loopbaanontwikkeling.
- Verzuim door arbeidsconflict – Wanneer ziekteverzuim wordt veroorzaakt door stress of conflicten op het werk, kan mediation helpen de onderliggende issues aan te pakken en een plan te maken voor re-integratie.
- Veranderingstrajecten of reorganisaties – Mediation kan medewerkers en management begeleiden bij het omgaan met veranderingen die weerstand of onzekerheid oproepen, waardoor betrokkenheid en productiviteit behouden blijven.
- Ontslagtrajecten en exit-mediations – Mediation biedt een mogelijkheid voor werknemer en werkgever om in goed overleg tot een einde van de arbeidsrelatie te komen, wat belangrijk is voor een respectvol en constructief afscheid.
- Discriminatie of grensoverschrijdend gedrag – Bij klachten over ongelijke behandeling of ongewenste omgangsvormen kan mediation helpen het gesprek aan te gaan en mogelijke oplossingen te vinden.
In al deze situaties biedt arbeidsmediation een veilige, vertrouwelijke ruimte om open communicatie te bevorderen, wederzijds begrip te vergroten en duurzame afspraken te maken, waardoor escalatie of juridische stappen vaak vermeden kunnen worden.
Hoe werkt mediation op het werk?
Bij mediation op het werk worden doorgaans een aantal duidelijke stappen gevolgd. In arbeidsmediation is het doel van een gestructureerde volgorde van stappen om de gesprekken effectief en duidelijk te laten verlopen en een veilige, vertrouwde omgeving te creëren. Deze volgorde helpt de partijen stap voor stap naar een oplossing toe te werken en voorkomt dat ze verstrikt raken in emoties of complexe details zonder eerst de basis vast te leggen. Belangrijke fasen zijn:
- Voorbereiding en individueel gesprek: In deze fase wordt een mediator gekozen en worden individuele gesprekken met de partijen gevoerd om inzicht te krijgen in de achterliggende belangen en behoeften. Het uitgangspunt is dat mediation vertrouwelijk is, tenzij partijen hier andere afspraken over maken. Dit wordt bij het gezamenlijke gesprek besproken en vastgelegd in de mediationovereenkomst.
- Gezamenlijk mediationgesprek: Tijdens de gezamenlijke sessies, geleid door de mediator, krijgen beide partijen de gelegenheid hun kant van het verhaal te vertellen. De mediator zorgt voor ruimte voor beide verhalen en stelt gerichte vragen om de kern van het conflict bloot te leggen. Voordat er oplossingen worden gezocht, wordt eerst onderzocht wat voor elke partij belangrijk is. Dit voorkomt dat er te snel over oplossingen wordt gesproken zonder begrip voor onderliggende zorgen. De focus ligt op het creëren van begrip tussen de partijen en het vinden van gemeenschappelijke grond.
- Onderhandelingen: In een logische volgorde werken de partijen naar concrete oplossingen die gebaseerd zijn op wederzijds begrip en de geformuleerde belangen.
- Oplossing en overeenkomst: Wanneer een akkoord is bereikt, wordt dit vaak vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst. Dit kan een bindende afspraak zijn, afhankelijk van wat de partijen hebben afgesproken.
Waarom arbeidsmediation inzetten?
Arbeidsmediation biedt veel voordelen om conflicten op de werkvloer op een effectieve manier op te lossen. Enkele daarvan zijn:
- Conflictoplossing zonder juridische strijd: In plaats van tijdrovende en kostbare rechtszaken biedt arbeidsmediation een informele en samenwerkingsgerichte benadering. Dit bespaart niet alleen geld, maar is ook minder stressvol.
- Behoud van werkrelaties: Doordat er wordt gericht op wederzijdse belangen (win-winsituatie), blijven werkrelaties eerder behouden. Dit is vooral belangrijk als beide partijen willen blijven samenwerken.
- Respectvol afronden van een werkrelatie: Bijvoorbeeld bij een exit-mediation bespreek je samen hoe je afscheid neemt van een bedrijf en wat er gecommuniceerd wordt binnen het bedrijf.
- Duurzame oplossingen: Doordat partijen zelf hun oplossing vinden, zijn de afspraken beter afgestemd op behoeften en belangen. Dit vergroot de kans op naleving van de afspraken en verbetering.
- Snelle en flexibele aanpak: Vaak kan mediation snel worden ingezet, wat verdere schade aan de werkrelatie en productiviteit voorkomt.
De rol van de mediator
De mediator zal in dit gehele proces neutraal, onafhankelijk en onpartijdig zijn. Hij of zij beschikt over uitstekende communicatievaardigheden en het vermogen goed te luisteren. Door spanning te verminderen en begrip te creëren, helpt een mediator partijen om gezamenlijk tot een oplossing te komen. Heb jij te maken met een conflict op de werkvloer en komen jullie er zelf niet meer uit? Neem contact met mij op, zodat jullie met mediation samen een oplossing kunnen vinden!